Thuiswerken, hoe gaat dat eigenlijk?

Hier bij Go2People doen we veel online. Maar thuiswerken… dat is nieuw voor ons. Hoe pakken wij het aan? En wat kun je hiervan oppikken?

Voor wie ons niet kent: ons bedrijf maakt websites. Voor kleine bedrijven tot aan de gemeente Amsterdam. We zijn met 20 medewerkers en ik ben de directeur.

Hieronder vind je een aantal handige tips voor thuiswerken; van wel of niet in je pyjamabroek tot middelen als Slack en standups.

(Dit blog staat overigens los van de ernst van de corona-situatie nu. Wij werken thuis, en dat doen we graag, omdat we daarmee onze medemensen beschermen. Dit blog is een inkijkje in onze huidige werksituatie.)

Slack

Wij boffen, want we gebruikten al Slack op het kantoor, en zijn het programma dus al gewend. Slack is een superchatprogramma voor teams. Je kunt zowel in een groepschat praten, als 1 op 1. Groepschats zijn bijvoorbeeld handig voor algemene mededelingen: in #general, live-gangen in #go-lives, etcetera. Voor ons is Slack business as usual.

Op kantoor was Slack al erg handig voor wanneer je iemand kort iets wilde vragen, maar deze collega op dat moment in gesprek was. Maar ook als je een link door wilde sturen, of (eerlijk is eerlijk) je te lui was om van je stoel af te komen. Gelukkig is het in de huidige situatie zeer geaccepteerd om niet even bij iemand langs te lopen 😉 . Dus het gaat eigenlijk alleen nog maar sneller!

Geen afleiding

Ook fijn: Slack is altijd zakelijk! WhatsApp open hebben staan leidt ontzettend af door veel niet-zakelijke berichtjes, dus die staat bij mij uit. En wat ook helpt: ik kijk voor mijn nieuws graag op nos.nl, maar ook dan raak ik enorm afgeleid als ik die open heb staan. Dus ook die staat uit en dicht. In plaats daarvan heb ik mijn nieuwsmomentje; iedere dag iets na 2-en kort de standen checken op rivm.nl en de laatste nieuwtjes op nos.nl doorlezen.

Beeldbellen (oftewel video calls)

Met het team hebben we afgesproken dat we Skype gebruiken om via beeld te bellen. Alle Skype-namen staan in ons Adresboek. Skype staat altijd aan op mijn laptop. Dat is handig, want daar zit ook mijn camera op 🙂 . Als ik met mijn collega’s chat kijk ik dus de goede kant op. En als ik toch de andere kant opkijk, naar boven, of uit het raam (veel vogels rond de voederplek) dan zien zij dat ook!

Voor andere afspraken gebruikten we ook Google Meet (voorheen Hangout) en Zoom. Het werkt allemaal ongeveer hetzelfde. Tips: als je veel achtergrondgeluid hebt, zet dan je microfoon even uit. Zit je met je rug naar het raam, dan is het erg licht op de achtergrond, maar zit jij in het donker. En zorg ervoor dat je luidsprekers niet in de microfoon gaan galmen, of zet dan even een koptelefoon op als dat gebeurt. Oh ja, en denk eraan om je haar te kammen en in ieder geval je bovenkleding netjes te hebben, je pyjamabroek ziet niemand!

Pro tip: zodra Skype uitvalt – wat we zien gebeuren als iemand een slechte internetverbinding heeft of buiten het wifi-bereik valt – laat dan even die persoon de camera uitzetten!

Daily standups

Om de aandacht en focus te behouden, kennen wij de daily standup. Een heel korte bespreking van 5-10 minuten waarin we in een kleine groep bespreken: Hoe gaat het? Wat is er gisteren gelukt? Zijn er problemen waar je tegenaan loopt en hulp bij nodig hebt? That’s it. Kort en snel, en de focus is helder: heerlijk!

Alle meetings gaan door

We hebben direct met elkaar afgesproken dat alle meetings doorgaan. Intake-gesprekken met klanten, functioneringsgesprekken, wekelijkse besprekingen, zelfs teammeeting en intervisie, alles gaat door, door middel van beeldbellen. En: ook met 15 man werkt Skype prima!

Dat alles doorgaat, geeft houvast, rust en duidelijkheid. En we vinden het fijner dan een vervallen meeting die vervolgens “na 6 april” opnieuw ingepland moet worden. Maar ja, wanneer dan? Kortom, we houden het graag bij online.

Ontspanning

Tussendoor doe ik af en toe wat fysieke oefeningen, push-ups, rekken of even dansen. Allemaal buiten beeld natuurlijk!

En als team Skypen we af en toe met z’n allen. Bijvoorbeeld vanmiddag om 16.45 uur is onze eerste virtuele borrel! 🙂 Even kijken hoe dat afloopt…

Verder heb ik met veel teamleden gebeld en gevraagd hoe het gaat en hoe het thuiswerken bevalt. Het belangrijkste is dat we voldoende aandacht houden voor elkaar.

En privé dan?

Zelf vind ik het moeilijkst van deze tijden dat mijn privé-leven tot stilstand is gekomen. Al mijn leuke activiteiten (karate, dans, weekendje weg) gaan niet door en ik zit letterlijk alleen thuis. Wat wel heel fijn is: bellen. Ik heb nog nooit zoveel vrienden gebeld in zo weinig tijd. Het brengt mensen dichterbij, en om eerlijk te zijn belde ik voorheen eigenlijk te weinig! Mijn moeder spreek ik bijna iedere dag.

Ik houd me aan mijn sociale distantie en de vrienden om mij heen gelukkig ook: dat maakt het makkelijker. Als ik in een zwak moment opper om af te spreken en samen te eten, dan krijg ik een stellige ‘nee’. Gelukkig kunnen we wel samen fietsen, hardlopen of wandelen, als we maar 1,5 meter afstand bewaren. Dus zo doen we dat. Ik kijk uit naar het weekend waarin ik weer vrienden ga zien, in ’t echt!

En de toekomst?

‘Tot 1 april,’ zei een collega op de laatste kantoordag vorige week. Dat lijkt anders te lopen. De scholen blijven in ieder geval tot 6 april gesloten. Grote evenementen in mei zijn afgelast en sommige universiteiten blijven tot de zomer dicht. Dat teamuitje naar de Efteling op 15 mei zal dus ook niet doorgaan. Wel leuk: binnenkort doen we een online spelletjesavond en een pubquiz!

Wij gaan er vanuit dat we de komende 2 tot 3 maanden nog vanuit huis werken. Dit is duidelijk met het team gecommuniceerd, zodat we helderheid hebben en op één lijn zitten. En het geeft mensen gelegenheid om hun toekomstbeeld te vormen en hun afspraken in te passen.

En helaas, of ons feestje voor het 12,5-jarig bestaan in september doorgaat, dat is ook onzeker. We hakken de knoop de komende weken door. Maar er is een goede kans dat het een half jaar later wordt.

Wat we wel gaan doen, is nieuwe stagiaires en medewerkers aannemen. Als zij online moeten starten, dan is het zo. Zal de eerste ‘kantoordag’ wel even wennen worden dan!

Tenslotte

De kop is eraf en de eerste week zit erop! En het lijkt wel alsof we dit altijd al zo doen. Welkom in de nieuwe werkelijkheid!

En hoe ervaren jullie het thuiswerken?

Hoe houden jullie het net zo gezellig als destijds op kantoor; heb je tips daarvoor? Laat het hieronder weten!