Overstapportaal Gemeente Amsterdam | Digitale transformatie
Gemeente Amsterdam
Nieuwe regels, nieuwe systemen. Zo ging het bij de Gemeente Amsterdam. Sinds 2016 is hier namelijk een nieuwe regeling ingevoerd rondom de gemeentelijke erfpacht, beter bekend als de ‘eeuwigdurende erfpacht’. Zodat de 150.000 huizenbezitters die te maken hebben met erfpacht weten waar ze aan toe zijn, is er gekozen voor de bouw van een portaal. Het Overstapportaal. Wij hebben het portaal en alles daaromheen mogen bouwen. Je leest hier hoe we dat hebben aangepakt.
Een online tool voor huizenbezitters met erfpacht 🏠
De vraag van de gemeente was duidelijk: er was een tool nodig waarmee de huiseigenaren die te maken hebben met erfpacht gemakkelijk zaken rondom hun persoonlijke situatie konden regelen. Het portaal moest daarom niet alleen de juiste informatie verschaffen, maar ook moest het fungeren als een digitaal gemeenteloket waar je kunt regelen wat je nodig hebt.
Sinds 2016 is er namelijk een nieuwe regeling ingevoerd: de ‘eeuwigdurende erfpacht’. Deze regeling is eeuwigdurend, wat inhoudt dat de erfpachtcanon niet meer periodiek herzien zal worden (wat voorheen wel het geval was). Een tweede voordeel hierbij is dat de erfpachtcanon ook eenmalig kan worden afgekocht, waardoor de huiseigenaar nooit meer canon hoeft te betalen. Het gaat vaak dan ook om grote bedragen in het Overstapportaal. Zorgen voor een duidelijk, veilig en goed werkend systeem was dan ook het uitgangspunt.
Plan de campagne
Het bouwen van een complex portaal waar duizenden mensen gebruik van gaan maken doe je niet in een dag, of alleen. Daarom hebben wij een team van vier professionals samengesteld die zich volledig op het Overstapportaal hebben gestort. Van developers, tot testers en projectmanagers. Samen met de betrokkenen van de gemeente gingen zij aan de slag.
Vanuit de gemeente werd er door drie wethouders en honderden betrokkenen nauwlettend meegekeken met de ontwikkelingen van het Overstapportaal. Om op tijd alle benodigde input te hebben, deelden we de ontwikkeling in tweewekelijkse sprints, begeleid door projectleider Bert ten Brinke en product owner Michel Hulshof (later opgevolgd door Annemieke de Graaff) die alles in goede banen leidden.
In deze sprints werken we op basis van de Scrum-methode. In een zogeheten backlog worden user stories beschreven, waarin de gewenste functionaliteiten worden vastgelegd en beschreven. Iedere twee weken worden hieruit de belangrijkste user stories in de sprint gezet, gerealiseerd en getest. Dit wordt vastgelegd in de projectplanning die wordt bijgehouden in Jira, zodat we altijd overzicht hebben van de specifieke fase waarin elke user story zich bevindt. Kortom: overzicht en communicatie staan voor ons centraal in elk project.
"Hele fijne samenwerking, goede communicatie en altijd op zoek naar mogelijkheden om te verbeteren. Fijn om een projectleider te hebben die ook veel van de inhoud weet. Tevens bestaat het team uit experts op hun gebied!"
Het resultaat: veiligheid, overzichtelijkheid en functionaliteit
Inloggen met je DigiD
Om gebruik te maken van het Overstapportaal moeten een aantal persoonlijke gegevens worden ingevoerd. Een goede beveiliging en waarborging van de privacy zijn hierbij essentieel. Uiteraard is het portaal goed beveiligd. Bewoners loggen in met hun DigiD en bedrijven gebruiken hiervoor eHerkenning.
Om DigiD te mogen gebruiken in het portaal, stelt de overheid strenge eisen aan de applicatie. Ieder jaar wordt de veiligheid via een pen- en hacktest getoetst en wanneer de applicatie deze doorstaat, ontvangt Go2People hiervoor een zogeheten TPM-certificaat.
Hierbij voldoen we zowel aan de veiligheidsnormen van Logius en nemen we de aanbevelingen vanuit de Open Web Application Security Protocol (OWASP) hierin mee.
De database
Wanneer de huiseigenaar eenmaal is ingelogd, is hier meer informatie over het individuele erfpachtrecht van diegene te zien. Een bezitter van meerdere woningen krijgt eerst een overzicht te zien van zijn of haar erfpachtrechten. De gegevens worden vanuit verschillende informatiesystemen van de gemeente opgehaald en via een API-koppeling met de database ingelezen. Daardoor hebben bewoners altijd inzicht in de actuele gegevens. Omgekeerd: de beslissingen die zij in het portaal vastleggen worden meteen vastgelegd en geregistreerd bij de gemeente.
De cijfers
0
Aantal mensen x 1000 die het Overstapportaal kunnen gebruiken
150.000 huizenbezitters in Amsterdam hebben te maken met erfpacht
0
Stappen
Het portaal bestaat uit vijf overzichtelijke stappen
Het Stappenoverzicht biedt de gebruiker duidelijkheid over waar hij zich bevindt in het proces. Binnen deze vijf stappen hebben wij tientallen pagina’s gebouwd, afhankelijk van de persoonlijke situatie van de erfpachter die is geselecteerd gedurende het proces. Zo beschikt de gebruiker altijd over de juiste persoonsgebonden informatie.
0
Pagina’s in het PiP
Meer dan 100 pagina’s aan persoonsgebonden gegevens
De gegevens die de gebruiker in de Oriëntatie-fase invult kan hij niet alleen op de website zien, maar ook downloaden in het PiP (persoonlijk informatiepakket). De PiP is gebaseerd op alle gegevens van de gebruiker en de geprogrammeerde informatie die hierbij hoort.
Stappenplan
Een erfpachter heeft duidelijk overzicht waar deze zich in het traject bevindt. Op de eerste pagina worden alle zes de stappen getoond die een erfpachter gaat doorlopen. De eerste stap is snel gezet: aangeven dat er daadwerkelijk interesse is om over te stappen. Dit verplicht de erfpachter nog tot niets, maar de eerste aanvraagdatum is wel al vastgelegd. Dit is financieel gunstig in verband met de te verwachten stijging van de woningwaarde.
Telkens komt de erfpachter op het stappenplan terug en ziet hierin welke stappen al zijn voltooid, of deze zijn afgevinkt, en wat de volgende actie is.
Oriëntatie
Een erfpachter heeft een aantal opties om uit te kiezen. Overstappen, of in het oude stelsel blijven? De jaarlijkse canon betalen, of juist afkopen?
Alle opties worden in één overzicht gepresenteerd, met daarin alle bedragen die ermee gemoeid zijn. Door hierop te klikken wordt er meer informatie weergegeven, inclusief alle details en de totstandkoming van de bedragen.
Alle berekeningen vinden in het Overstapportaal plaats en zijn nauwkeurig afgestemd op de rekenmeesters en controleurs van de gemeente Amsterdam.
Het persoonlijk informatiepakket (PiP)
Al deze informatie wordt niet alleen in beeld getoond, maar is ook te downloaden als een pdf-bestand, zodat de erfpachter het thuis nog eens rustig kan nalezen. Dit persoonlijke informatiepakket wordt wederom op maat samengesteld op basis van de actuele gegevens, inclusief alle voorbeeldberekeningen en bedragen voor de jaarlijkse canon en afkoop hiervan.
Het gaat daarom om een dik pakket wat wel 100 pagina’s kan beslaan, inclusief een voorbeeld-aanbieding. Deze wordt geheel automatisch samengesteld en wordt uiteraard in de huisstijl van de gemeente weergegeven.
Beslissing
Al deze informatie wordt niet alleen in beeld getoond, maar is ook te downloaden als een pdf-bestand, zodat de erfpachter het thuis nog eens rustig kan nalezen. Dit persoonlijke informatiepakket wordt wederom op maat samengesteld op basis van de actuele gegevens, inclusief alle voorbeeldberekeningen en bedragen voor de jaarlijkse canon en afkoop hiervan.
Het gaat daarom om een dik pakket wat wel 100 pagina’s kan beslaan, inclusief een voorbeeld-aanbieding. Deze wordt geheel automatisch samengesteld en wordt uiteraard in de huisstijl van de gemeente weergegeven.
Constante vernieuwing
Ook na de oplevering is door ons continu in sprints gewerkt aan het portaal om deze door te ontwikkelen, naar aanleiding van een breed scala van aanvullende wensen vanuit de gemeente. Zo konden bijvoorbeeld ook uitzonderingsgevallen en bijzondere cases automatisch worden verwerkt, werd een extra korting met terugwerkende kracht doorgevoerd en konden tenslotte ook aanvragen die deels handmatig verwerkt moesten worden, in het portaal terecht. Product owner Annemieke de Graaff was erg tevreden over de samenwerking tussen de gemeente en Go2People.